REGISAFE

REGISAFE - DMS auf höchstem Niveau

REGISAFE sorgt für Dokumenten- und Wissensmanagement auf höchstem Niveau – speziell auf die Bedürfnisse von öffentlichen Verwaltungen sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen abgestimmt.

Der modulare Aufbau von REGISAFE erlaubt den Zuschnitt unserer Lösung auf Ihre individuellen Anforderungen.

Wählen Sie zwischen unseren Editionen, Lösungs-Paketen, Speziallösungen, integrierten Fachverfahren oder einzelnen Modulen und Schnittstellen.

 

REGISAFE - Startfenster
REGISAFE – Startfenster

 

REGISAFE Übersicht

DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS / ECM)

  • Aktenplanverwaltung bzw. Findex/Bereichsverwaltung
    Weitere Detailinformationen...
    – Bestehende Aktenpläne werden eingebunden
    – Hierarchische Abbildung und Navigation
    – Haushaltsstellen, Produktkennungen, Hinweise und Aufbewahrungsorte werden automatisch hinterlegt
  • Vorgang bzw. Aktenverwaltung
    Weitere Detailinformationen...
    – Bestehende Aktenpläne werden eingebunden
    – Hierarchische Abbildung und Navigation
    – Haushaltsstellen, Produktkennungen, Hinweise und Aufbewahrungsorte werden automatisch hinterlegt
  • Bandverwaltung
  • Schriftgut bzw. Dokumentenverwaltung
    Weitere Detailinformationen...
    – Verwaltung jeder Art von Dateien: Texte, Tabellen, Grafiken, E-Mails, Faxe, Scandokumente, Bilddateien, Multimedia-Dateien u.v.m.
    – Die Anwendungsprogramme z.B. von Microsoft Office werden problemlos eingebunden
    – Automatisierte Schriftstückerstellung mit Verknüpfung zur Adressverwaltung
    – Integration von Vorlagen mit Übergabe der Sachbearbeiterdaten
    – `Drag & Drop`-Funktion zur einfachen Dateiablage in REGISAFE public
    – Serienbrieffunktion
    – Ablagefunktion für die Trefferlisten jeder REGISAFE public
    – Suche
    – Notizen zum Schriftstück, unabhängig vom Dateityp, mit eigener Zugriffsberechtigung und druckbar
  • Schriftstück-Viewer
    Weitere Detailinformationen...
    – Virensichere, anwendungsunabhängige Dateivoransicht
    – Unterstützt mehr als 200 Dateiformate
    – Dateivoransicht mit Blätterfunktion direkt in einer Trefferliste
    – Miniaturansicht aller Seiten bei mehrseitigen gescannten Schriftstücken sowie bei mehreren Schriftstücken (wie aus einer Trefferliste)
    – Drehen und Verschieben einzelner oder mehrerer Seiten
    – Notizfunktion zum Festhalten von Anmerkungen zu einzelnen Dokumenten
    – Anzeigen mehrerer Dateien zur selben Zeit
  • Schriftgut-Scanner (Barcode; Capture)
    Weitere Detailinformationen...
    Schriftgut-Scanner
    – Unterstützung nahezu aller TWAIN-kompatiblen Scanner
    – Unterstützung von Netzwerk-Scannern
    – Automatisches Entfernen leerer Seiten sowie weißer und schwarzer Ränder, Geraderichten
    – Vordefinition von Scan-Einstellungen (Auflösung, Papierformat, Einzug, Farbmodus u.v.m.)
    – Scannen eines Stapels in einem oder mehreren, auch zeitlich versetzten Arbeitsschritten, spätere Zuordnung sowie das Nachscannen von Seiten möglich
    – Ausschneiden von Bereichen z.B. für Zeitungsausschnitte
    – Stapelzuordnung mehrerer Dokumente
    – Elektronische Postverteilung

    Schriftgut-Scanner Barcode
    – In Microsoft Word erstellte Dokumente können mit einem Barcode versehen werden
    – Zu einem späteren Zeitpunkt können diese Dokumente, ergänzt um handschriftliche Einträge und zusätzliche Seiten, gescannt und automatisiert zugeordnet werden
    – Aus externen Anwendungen importierte und mit Barcode versehene Dokumente können ebenfalls gescannt und automatisiert zugeordnet werden

    Schriftgut-Scanner Capture
    – Automatisierte Zuordnung gescannter Seiten anhand definierbarer Regeln: gleichförmige Dokumente wie Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge usw. können vollautomatisch verarbeitet werden
    – Nutzung von Barcodes und OCR (Texterkennung)
    – Zugriff auf Daten interner und externer Datenbanken
    – Automatisches Anlegen von Teilakten/Vorgängen, Adressen u.v.m. anhand der ausgelesenen Informationen
    – Kontroll- und Korrekturmöglichkeit der Zuordnungsdaten

  • Sitzungsverwaltung
    Weitere Detailinformationen...
    – Integrierte Sitzungsverwaltung mit Verknüpfung zu allen Anwendungsmodulen
    – Organisation der Sitzungsvorlagen, Protokolle und der zur Sitzung gehörenden Schriftstücke
    – Abbildung aller Sitzungsinformationen
  • Check-In / Check Out
    Weitere Detailinformationen...
    – Einzelne oder mehrere Schriftstücke können als Datei lokal auf Ihre Festplatte oder z.B. einen USB-Stick gespeichert werden
    – Nach der Bearbeitung können diese Dateien wieder an REGISAFE public zurückgegeben werden
  • Suchfunktion mit phonetischer Suche
    Weitere Detailinformationen...
    – Alle Suchfunktionen aller REGISAFE-Module stehen gemeinsam an zentraler Stelle zur Verfügung
    – Gespeicherte Suchkriterien können per Mausklick aufgerufen werden
  • Volltextrecherche
    Weitere Detailinformationen...
    – Indizierte Volltextsuche in Datei-Inhalten und Meta-Daten nach Wortbestandteilen und Wortanfängen
    – Suche mit Phonetik und Synonymen
    – Begrenzbare Suchbereiche beispielsweise auf Aktenzeichen, Teilakten/Vorgangskennungen, Adressen, Schriftstücke, Sitzungen, Entstehungszeitraum u.v.m.
    – Indizierung unterschiedlichster Dateiformate wie z.B. Office-Dokumente, PDF-Dateien, gescannte Dokumente via Texterkennung etc.
    – abhängig von den eingebundenen Datei-Konvertern
  • Druckfunktion
    Weitere Detailinformationen...
    – Modulübergreifende Druckfunktion (z.B. Aktenplan, Trefferlisten, Karteikarten, Tabellen)
    – Direktes Drucken von E-Mails inkl. der angehängten Dateien
    – Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe
  • Integriertes Kommunalpaket (public) mit:
    • Diversen Sach- und Steuerakten
    • Mitteilungsblatt
    • Posteingangserfassung
    • Verwaltung eines alten Aktenplans
  • Integrierte CRM-Funktionalität (economie)
  • Import/Export
    Weitere Detailinformationen...
    – Import von Daten aus anderen Anwendungsprogrammen oder Fachanwendungen
    – Export sämtlicher Daten in ein Standardformat
    – REGISAFE-Connector:
    Der REGISAFE-Connector ist eine Standard-Schnittstelle, welche andere Softwarehersteller nutzen können, um:
    1. Teilakten/Vorgänge, Schriftstücke und Adressen an REGISAFE zu übergeben
    2. Übergebene Schriftstücke in REGISAFE aufzurufen
  • Statistik
    Weitere Detailinformationen...
    – Erstellen von statistischen Auswertungen aller Daten der REGISAFE-Datenbank
    – Auswertungsmöglichkeiten können entsprechend anwendungsspezifischer Anforderungen programmiert werden

 

LÖSUNGEN FÜR DEN AKTEN LEBENSZYKLUS

  • Registraturverwaltung
    Weitere Detailinformationen...
    Das Ende der Vermutungen:
    – REGISAFE public zentralisiert Ihre Registraturverwaltung und dezentralisiert die Recherche
    – Aktenanforderungen werden beschleunigt bearbeitet: die Aktenausgabe erfolgt mit einem automatisch erstellten Barcode, der bei Ausgabe sowie Rückgabe eingelesen wird
    – REGISAFE public erstellt Beschriftungsetiketten für Ordner und Akten
    – Legscheine für Akten können einfach und komfortabel per Mausklick produziert werden
    – Elektronische Akten und Papierakten werden von REGISAFE public synchron gehalten
    – Das leidige Phänomen der verschwundenen oder vergessenen Akten ist überwunden: REGISAFE public überwacht sie mit elektronischer Aktenverfolgung und Rückgabe-Erinnerungsfunktion
  • Altregistratur
  • Aussonderungsfunktion
  • Archivverwaltung
    Weitere Detailinformationen...
    – Bestandsverwaltung für Archive
    – Datenübergabe von Metadaten und Dokumenten ins Archiv
    – Verzeichnung mit den Eingabemasken:
    Akte, Bauakte, Foto/Postkarte, Karte/Plan, Bücher/Literatur, Personalakte, Plakat, Sammlung, Zeitungsausschnitt/Zeitungsauswertung
    – Weitere Masken oder zusätzliche Eingabefelder jederzeit möglich
  • PDF/A-Konverter
  • Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen

 

ZUSAMMENARBEIT

  • Workflow
    Weitere Detailinformationen...
    Reibungslose Arbeitsabläufe durch vordefinierte Bearbeitungswege:
    – Sie bestimmen im Voraus Eckdaten wie Reihenfolge, beteiligte Mitarbeiter und Terminvorgaben, nach denen der Vorgang bearbeitet werden soll
    – Sämtliche Arbeitsschritte werden dokumentiert
    – Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit abrufbar
    – Kontrollpunkte sorgen dafür, dass wichtige Voraussetzungen wie Fristen oder besondere Bedingungen eingehalten werden
    – Das Modul optimiert nicht nur Routine-Abläufe, sondern auch Adhoc-Projekte
    – Unterschiedliche Nutzungsberechtigungen steuern den Zugriff
    – Workflow arbeitet funktionsbezogen, d.h. Personaländerungen haben keinen Einfluss auf den Ablauf
  • Elektronische Signatur
    Weitere Detailinformationen...
    – Dokumente können elektronisch unterschrieben werden
    – Anzeigemöglichkeit für erfolgte Unterschriften
    – Vertretungsregelungen werden berücksichtigt
    – Zeitpunkt der Unterschrift und Reihenfolge mehrerer Unterschriften werden protokolliert
    – Zeichnungsarten können individuell nach Ihren Bedürfnissen angelegt werden
    – Entspricht der Stufe 2 des Signaturgesetzes (Fortgeschrittene elektronische Signatur)

 

BÜROKOMMUNIKATION

  • Integriertes E-Mail- und Wiedervorlagenmanagement
  • Schnittstellen zu E-Mail- und Groupware-Lösungen anderer Anbieter
  • E-Mail-Archivierung
  • Integration von Office-Anwendungen
  • Adressverwaltung
  • Verteilerverwaltung
  • Telefonwahl
  • Terminmanagement
  • Etikettendruck auch für Systemetiketten

 

ADMINISTRATION

  • Feingranulares Zugriffs- und Berechtigungskonzept
  • Erweiterte Benutzerverwaltung mit Zusatzdatenverwaltung
  • Schnittstelle zu LDAP-Benutzerverwaltung
  • Vertretungsregelung

 

SICHERHEIT

  • Benutzerzugriffskontrolle
  • Geschützter Dateispeicher
  • Verschlüsselung
  • Aktivitätsprotokoll
  • Versionskontrolle
  • Datei-Integritätsprüfung
  • Synchronsicherung

 

SONSTIGES

  • Scan-Lösung für Kfz-Zulassungsstellen (public)
  • Kassenbelegsarchivierung aus diversen HKR-Verfahren (public)
  • Diverse Konverter-Module
  • eGovernment & Internet
  • Webclient und mobile Lösungen

 

SPEZIALLÖSUNGEN

  • Bildarchiv
  • CD-Archiv
  • EDV-Bestandsverwaltung
  • Fahrzeugakte
  • Rundschreiben-Import
  • Literaturverwaltung
  • Personalausweisregister
  • Personendatenauskunft
  • Postausgangserfassung
  • Pressearchiv
  • Vertragsmanagement
  • Verwaltungseinheiten
  • Vortragsbuch

 

SCHNITTSTELLEN ZU …

  • GIS-Systemen
  • HKR / ERP-Systemen
  • Content Management Systemen
  • Sitzungsdiensten
  • E-Mail-Verfahren / Secure E-Mail Gateway
  • Kfz-Zulassungsverfahren
  • Führerscheinwesen
  • Einwohnermeldewesen
  • Formular-Lösungen

 

INTEGRIERTE FACHVERFAHREN
Mit unseren Fachverfahren gehören Insellösungen der Vergangenheit an.

  • Bautagebuch
  • Belegungsplan
  • Ehrenamt
  • E-Justiz
  • Genehmigung
  • Grundstücksverwaltung
  • Ideen- und Beschwerdemanagement
  • Ratsinformation
  • Sitzung
  • Stellenbesetzung

 

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